なぜやろうと思ったことができないか 2nd mixbeat 第9回ワークショップ

今回は事務局の担当ということもあって約1ヶ月、二人の塾生と一緒に準備を進めてきた。当初はかなりの数のアイデアを出してもらってきたけど、そのどれもがすごく抽象的な内容だったり、WS当日の時間では難しい内容だったので、ある意味では若干バイアスをかけて今回のテーマにした感じがある。『スケジュール管理』は今の塾生たちにとってもキャッチアップしてもらいたい内容だったし、これからの仕事のやり方を考えても自社内、他社との共同含めて多くはプロジェクトベースになることは予想しているので体験の場としてはいい機会だと思って採用した。多くのプロジェクト管理に於ける『スケジュール管理』はマイルストーンの設定やタスクの洗い出し、バッファの取り方など進行に必要な部分の説明が中心になっている（当たり前だけど）。しかし、実際に大事なのは、

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  お互いゴールを共有する
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  共通の言葉で話す（=言葉の定義）
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  ルールを設定して、ルールを守る/守らせる

というコミュニケーションの部分に尽きる。実際、担当した二人は十分に理解というか体感できたと思う。担当した二人にとっても2回目のWSということもあり、前半時期に比べると距離を置いたり、考えさせたり、厳しくコメントとしたりとタイミングなどを見ながら僕の方でも趣向変えてみた。複数人でプロジェクトを遂行する場合、その中に絶対的はリーダが存在する場合にはそのリーダを中心に進行するのでプロジェクトそのものは比較的順調に進む。プロジェクトのあり方としていいか悪いかは別にして・・・。今回のようにそうでない場合には何らかの仕組みでプロジェクトが進行するようにしなければならない。

今回のWSは大きく分けると2部構成になっていて、前半はこの1ヶ月間に二人の塾生が学んだことを全員でシェアすること、後半は1期生が実施したテーマをモチーフに即席ペアでスケジュールを立ててみること。結果的にはどちらも厳しい状況だった。経験したことを『言語化』して相手に伝えるスキルが不足していることで、せっかくの内容もモヤモヤ感だけが他の塾生に伝わってしまった。よくある話だけど、自分では理解できているものの消化できていないために相手に伝えるレベルに達していない。そのために受け手は何を伝えようとしているのか理解に苦しむ。この辺は僕の方でもう少し設計を考える必要があったと反省している。

後半は3組の即席ペアでカッチュー、ウガワくんがやった『100人に聞きました』を実施することを想定してスケジュールに落とし込む作業をしてもらった。そういえば、カッチュー、ウガワくんのWSは1年前だったんだね。そのペアも予想以上に苦戦して、予定の時間を延長して作業する羽目になった。この辺の経験値もあまりないので、思いつくことから洗い出しをしているため全体感がないまま作業を進めているので、作業のゴールが見えない状態で進行させているように見えた。こういう時には決まっていることと制約条件を先に共有した方が進めやすい。実際にできあがった3つのスケジュールは事務局メンバーで評価したんだけど、評価しようがない、という結論になった。理由は非常に簡単で、それぞれのスケジュール表に現実感がない。妙に期間だけが長かったり、ライフスタイルを考えると実行するのが難しそうだったり・・・。

今回はプロジェクトのスケジュールを立てることを実習として使ってみたけど、一番大事なことは立てたスケジュールをトラッキングしてコントロールしていくことに尽きる。数々の手法や策は遅延させない、遅延した場合のリカバリー方法である。そのためのルールであったり、ツールである。今回のテーマはWSで実施するには難しかった（時間的な制約だったり、現状のスキルであったり）と反省しているんだけど、設計を変えて来期に再チャレンジしたいな、と。