『迷わない』というルールで情報を整理する

先日の倉園さんのワークショップに刺激を受けて、早速自分の『Evernote』と『Dropbox』の整理に着手した。最初は何も考えずにあれこれ動かしてみたものの、何となくイメージが湧いてきて方向性が見えてきた。それは『ルールを設ける』こと。

まずは倉園さんのように『成果物』と『そうでないもの』という考え方で振り分けをしてみた。

『Dropbox』---成果物

『Evernote』---そうでないもの

そうすると、うまく合致しないものが出てきた。例えば、プレゼン用に作成した図版。図版は別の機会にも再利用できるように敢えてプレゼン資料の中で作成せずに別のファイルとして作成している。つまり、常に途中の状態のもの。とはいえ、ほとんどPowerPointのファイルなので『Evernote』には向かない。そこでルールをブラッシュアップしてこんな感じにした。

『Dropbox』---ファイル図版など成果物でないものも含む

『Evernote』---情報の断片

この『情報の断片』という考え方が気に入っていて、ネットからクリップした情報でPDFになっていても『僕にとって』断片であれば、迷わずに『Everrnote』に入れる。新しくサインアップしたWebサービスやソフトウェアのライセンスコードも『断片』。そうすると非常にスッキリと振り分けることができる。

実際にルールを作ってみると、ルールを作る時のコツみたいなものがある。まずルールは言語化できるだけじゃダメで、簡単に振り分けイメージができるようなルールじゃないといけない。そして、『この情報はどうしよう』と迷ったら、それはルールとして破綻しているのでルールの見直しが必要。つまり、無意識、あるいは1秒でどこに保存すればいいかを見極められないルールはルールじゃない。

もう一つバッファエリアを用意した。（プレゼンファイルなど）何かを作成している途中で参考にするようなファイルなど両方に該当しそうなものは『work』ディレクトリを用意してそこでハンドリングするようにした。これのお陰で『迷うこと』がなくなる。この整理作業をしていて一番の敵は『迷うこと』だと気付かされる。

随分と長い間EvernoteとDropbox（まあ、ストレージサービス全般と言ってもいいけど）の使い分けに悩んできたけど、僕自身の中でスッキリとしたし、無駄なモヤモヤが無くなったのが大きい。使い分けは人それぞれだと思うけど、シンプルルールで使い分けする、は共通なんじゃないかな。

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『迷わない』というルールで情報を整理する

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