3つのシンプルルールで使いこなす 『Nozbe』
『iPhone×iPad クリエイティブ仕事術』を読んでからタスク管理に『Nozbe』を使い始めた。これまでにもToDo管理やタスク管理にはいろいろなサービスを使ってきたけど、最初のうちはともかく、どれも長続きせず暫くすると放置状態になってしまった。Webサービスだけではなく、『RHODIA』のメモを使ったりとリアルな方法を使った時期もある。
『Nozbe』はWebサービスはもちろん、iPhone、iPadのアプリが提供され、すべてが同期される作り/仕組みになっている。最近ではGoogleカレンダーとの連携され、多くの人が利用しているだろう『Evernote』とも簡単に連携する。実際に1ヶ月近く『Nozbe』を使ってみて、連携する仕組みは魅力的ではあるけど大事なポイントは違う部分であることを理解した。
タスクの定義の仕方
一番のキモはここで、タスクとして書き出されたものがバカが付くぐらい具体的でないと意味がない。平たく言えば、『分単位』で時間見積ができるレベルに細分化できないものはタスクにしない、ということである。例えば、僕の本棚は読み終えた本で溢れていたので、
不要な本をブックオフに出す
と今までだったら書いていた。が、これはダメな書き方で、
不要な本をピックアップする 20分
ピックアップした本をブックオフに持ち込む 1時間
と1アクションを1タスクとして設定しないと意味が無い。なぜなら、前者をタスクとしてしまった場合、そのタスク名を見てから考える工程が発生してしまい、無駄な思考時間が発生する。そして、その間に違うことを意識してしまうからである。
必ずレビュー時間を設ける
これまでも書き出したタスクのレビューは行ってきた。が、結果的に続かなくて、そのタスク管理のやり方が継続しなかった。これまでツールを一本化することを意識していたので、その道具（ケータイやRHODIAなど）がある状態が必要だった。ケータイは電車の中では便利なものの、デスクに座っている時には逆に不便であり、RHODIAを動いている電車の中で広げるのはかなり使いにくい。実は『Nozbe』がいろいろなプラットフォームをサポートしているメリットはシチュエーションに合わせてチェックするデバイスの選択が可能なこと、そしてどのデバイスで追加/変更したこともデータレベルで一元管理できる点に尽きる。だから、レビューは電車の中であったり（iPhone）、カフェであったり（iPhoneあるいはiPad）、デスクであったり（PC）とシチュエーションに合わせてレビューする時のデバイスは違う。デバイスは違っても同じアクションができることで、タスクを『レビューする』ことは自然に身につくようになる。
気付いたら入力する
やらなければいけないタスクに気付くのは必ず仕事中とは限らない。僕の場合、意外と多いのがベッドに横になり、本を読み始めた瞬間に思いつくことが多い。そんな時はすぐにiPhoneかiPadで『Inbox』に入力だけしてしまう。この『Inbox』は謂わばテンポラリーのProjectという位置付けで使っている。とにかくタスク名だけを入れておき、レビューの時にタスクの細分化、時間見積、期限の設定などを行う。
この3つのシンプルなルールを守りながら『Nozbe』を使い出したらタスク管理がある程度ルーチン化してきた。機能やインターフェースが優れていることは重要なことなんだけど、本当はこのシンプルルールを『続けられる』ためのもので、表面的なやり方にとらわれているといつまでもうまくいかない。『Nozbe』が提供する『見えない』機能の影響は大きい。だって、僕自身がタスク管理を苦労せずに続いているんだから・・・・。
