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『伝わるかな』 & 『時間的制約』の両立 3rd mixbeat 第3回ワークショップ (本番編)


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約1月半の準備を経て、『伝える力〜メールのコミュニーケーションで伝え上手になる〜』というテーマでワークショップが始まった。事前課題として出されていたウラさんへの講師依頼メールに対して河野さんを含む3名のスタッフが○×にて判定。実は3人はそれぞれ違う軸で判定していた(この時点で塾生はその判定軸を知らない)。全員の判定が終わったところで、どういう基準で判定されたかを含めて説明フェーズに入る。


 


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情報/5W1Hが正確に伝わる
事実情報
依頼・意図が伝わる
メールの目的
期待する返信の内容
感情が伝わる、心動かされる
真剣さ
感激・感動


メールで何かを依頼する時には、伝えたい『情報』と伝える人の『情熱』の両方が必要になる。組織の力の上に乗った依頼であれば『情報』だけで済むものの、前提となる力関係がない場合には相手を動かす『情熱』が必要になる。この『情熱』部分は非常に難しく、少なければ真剣さが足りなく映り、強めに出ると却って引かれてしまったり、ネガティブな感情を持たれてしまう可能性がある。つまり、『情報』は内容を満たしていれば自分中心でも書けるものの、『情熱』は常に相手のことを考え、イメージして書かなければいけない。


 


mixbeat#3_メール数


仕事に於ける現実的な「メールを書く」ということを考えると、上のようなことを意識しながらも大きな制約条件がある。それは『時間』だ。つまり、1通のメールを書くのに1時間掛けていたら(そういうメールもあるだろうが)メールを書くことだけで仕事の時間のほとんどを奪われてしまい、生産性が非常に低いことになる。これも事前段階で塾生たちにアンケートをとった結果である。


mixbeat#3_メール時間


 


そこで今度は河野さんへの依頼メールを『15分』で書く、という荒技にチャレンジしてもらった。そもために、塾生には普段使っているノートPCなどを持ってきてもらい、出来る限り普段に近い環境で試みてもらった。8人中2人が送信までたどり着けず、5分の延長。実はこの延長も設計上の想定内で、この辺の細かい部分まで事前に想定できたことは大きい。


同じように判定を行い、今度は藤田さんへの依頼メールを『5分』という制限時間で書いてもらった。ここは意外にも全員がクリア。


 


グループワークとしてはテーマとはちょっと外れるんだけど、時間的制約がある中でメールを書くことを考え、『効率的』にメールを書くためのTIPSを出しあった。相手に正しく伝わるかどうかではないので、参加者のテーマに対する意識が分散されてしまったことを考えるとここに持っていく導線をもっとしっかり設計しないといけなかったな、と反省。


 


準備をしてきたなつき、ウッディ、そして僕も満足得られるワークショップになったけど、参加した塾生たちの満足度はそれほどでも無かったことは悔しさで一杯。細かい部分での甘さや複数のサブテーマを整理して提供できなかったことが敗因なんだけど、改めて『場』を仕切ることの難しさを痛感した一日でもあった。